REGULAMIN KONFERENCJI I KONKURSU PRAC

Regulamin Jubileuszowej Konferencji „Wyzwania medycyny laboratoryjnej - współczesność, spojrzenie w przyszłość” 60- lecie Polskiego Towarzystwa Diagnostyki Laboratoryjnej

Postanowienia ogólne

Niniejszy dokument określa prawa i obowiązki wydarzenia-konferencji o nazwie Jubileuszowa Konferencja „Wyzwania medycyny laboratoryjnej- współczesność, spojrzenie w przyszłość”. 60- lecie Polskiego Towarzystwa Diagnostyki Laboratoryjnej”, zwanego dalej konferencją. Konferencja zostanie przeprowadzona w dniach 20-21.09.2024 r. w formie stacjonarnej w Hotelu Golden Tulip Metropolo w Krakowie oraz będzie transmitowana online na stronie internetowej wydarzenia Organizatorem merytorycznym Konferencji jest Polskie Towarzystwo Diagnostyki Laboratoryjnej z siedzibą w Warszawie przy ul. Konopackiej 4, 03-428. Organizatorem logistycznym Konferencji jest Business Service Galop Krystyna Gołąbek z siedzibą przy ul. Ordona 7 lok. XIV, 40-164 Katowice.

Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

Uczestnikami Konferencji są w szczególności diagności laboratoryjni, pracownicy medycznych laboratoriów diagnostycznych, naukowcy, lekarze, przedstawiciele innych zawodów medycznych, związani z tematyką konferencji, studenci kierunku analityka medyczna. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski. W ramach Konferencji odbędzie się 7 sesji naukowych, uroczysta sesja jubileuszowa, 6 sesji warsztatowych, sesja plakatowa i konkurs na najlepsze doniesienie zjazdowe w formie plakatu. Opłata konferencyjna upoważnia Uczestnika do:

udziału we wszystkich sesjach naukowych, uroczystej sesji jubileuszowej, sesjach warsztatowych oraz sesji plakatowej,
udziału w przerwach kawowych i posiłkach w formie lunchu
otrzymania certyfikatu potwierdzającego uczestnictwo w konferencji, wraz z punktami edukacyjnymi,
uczestnictwa w uroczystej kolacji (pod warunkiem uiszczeniu dodatkowej opłaty).

Uczestnictwo w sesji warsztatowej jest dodatkowo rejestrowane według kolejności zgłoszeń, przez organizatora logistycznego. Zwolnieni z opłaty konferencyjnej są Prelegenci, Członkowie Komitetu Naukowego oraz Organizacyjnego. Osobom tym przysługują takie same prawa jak pozostałym Uczestnikom. Rejestracja na konferencję może zostać zakończona wcześniej niż przewidziano w Regulaminie, w przypadku wyczerpania liczby miejsc. Terminy wszystkich wydarzeń związanych z konferencją są dostępne na stronie internetowej: https://60-lecieptdl.pl oraz fanpage’u Konferencji. Uczestnik zobowiązuje się do śledzenia zmian w Regulaminie i aktualności na stronie internetowej konferencji.

Zasady uczestnictwa w konferencji

Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest zgłoszenie uczestnictwa oraz uiszczenie opłaty za udział w wydarzeniu, zgodnie z warunkami i w terminie określonymi w niniejszym Regulaminie. Udział czynny oznacza przesłanie streszczenia doniesienia zjazdowego i jego zaprezentowanie w formie plakatu w sesji plakatowej lub w formie wykładu, podczas sesji głównych. Przynajmniej jeden autor pracy musi być aktywnym Uczestnikiem konferencji. Plakat może mieć tylko jednego autora prezentującego. Zasady przygotowania streszczeń i plakatów zawiera załącznik 1 do niniejszego Regulaminu. Regulamin konkursu na najlepsze doniesienie zjazdowe w formie plakatu stanowi załącznik 2 do niniejszego Regulaminu. Zwolnieni z obowiązku zgłoszenia uczestnictwa w konferencji są Prelegenci, Członkowie Komitetu Naukowego i Organizacyjnego. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji dokonywane jest przez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej pod adresem https://60-lecieptdl.pl nie później niż do dnia 31.08.2024 r. włącznie. Każdy zarejestrowany Uczestnik biorący udział w konferencji otrzyma certyfikat uczestnictwa potwierdzający uzyskanie punktów edukacyjnych. Koszt udziału w konferencji Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

Zgłoszenie uczestnictwa w sesjach warsztatowych

Organizatorem sesji warsztatowych są działające w Polsce firmy zaangażowane w badania, rozwój, produkcję, dystrybucję i import wyrobów do medycyny laboratoryjnej. Zgłoszenie na sesję warsztatową następuje przez wypełnienie formularza, w zakładce „warsztaty” na stronie internetowej konferencji. Warunkiem uczestnictwa w warsztatach jest zgłoszenie uczestnictwa w konferencji. Zapisy na warsztaty realizowane są według kolejności zgłoszeń. Liczbę miejsc na warsztacie określa Organizator warsztatu. W przypadku większej liczby chętnych, zostanie utworzona lista rezerwowa. Po wysłaniu zgłoszenia Uczestnik otrzymuje wiadomość e-mailową potwierdzającą zapisanie na sesję warsztatową lub na listę rezerwową. W przypadku zwolnienia się miejsca na warsztatach, kolejna osoba z listy rezerwowej zostanie poinformowana o możliwości wzięcia udziału w sesji.

Opłaty

Uczestnictwo w konferencji jest odpłatne. Wysokość opłaty konferencyjnej znajduje się na stronie konferencji w zakładce „rejestracja” Opłatę konferencyjną należy uiścić za pośrednictwem strony konferencji w terminie do 5 dni kalendarzowych od daty zgłoszenia uczestnictwa. W tytule przelewu należy podać informacje wskazane w otrzymanym drogą e-mailową potwierdzeniu rejestracji. Organizator logistyczny Konferencji wystawia fakturę tytułem dokonanej opłaty konferencyjnej na życzenie wyrażone przez Uczestnika w formularzu zgłoszeniowym. Brak uregulowania należności za udział w konferencji w terminie 10 dni kalendarzowych od daty wysłania formularza zgłoszeniowego upoważnia Organizatora logistycznego do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

Rezygnacja z udziału w Konferencji

Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w konferencji. Rezygnacji można dokonać przez wysłanie wiadomości na adres e-mail: d.kurzyca@kongresy.com.pl
W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w konferencji opłata konferencyjna podlega zwrotowi, o ile rezygnacja zostanie dokonana do dnia 15.09.2024 r. włącznie. Po tym terminie rezygnacja jest możliwa, ale bez zwrotu opłaty konferencyjnej.
Zwrot kosztów nastąpi do 30 dni od przesłania rezygnacji.

Prawa autorskie

Uczestnik konferencji, w momencie rejestracji, deklaruje autorstwo zgłoszonej pracy oraz nieograniczone prawa osobiste i majątkowe do niej, a także, że praca nie jest obciążona prawami osób trzecich i nie narusza praw autorskich osób trzecich. Wysłanie formularza zgłoszeniowego wydanego przez Organizatora oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także zobowiązanie się do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem. Uczestnictwo w konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora merytorycznego wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników w materiałach promocyjnych PTDL oraz wydarzenia, w tym umieszczone na stronie Serwisu Internetowego Konferencji lub mediach społecznościowych zarządzanych przez Organizatora merytorycznego, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych i do publikacji abstraktów prac oraz do streamingu prezentacji lub innego przetwarzania nagrań tychże prezentacji. Uczestnik ma prawo do zgłoszenia żądania usunięcia materiałów zawierających jego wizerunek, wskazując je na stronie Serwisu Internetowego konferencji lub w mediach społecznościowych. Organizator merytoryczny po uznaniu zasadności zgłoszenia usunie wskazane materiały w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku z żądaniem usunięcia.

Postanowienia końcowe

Zgłoszenie uczestnictwa w konferencji jest równocześnie potwierdzeniem wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora na potrzeby konferencji i na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku (Dz.U. 2018 poz. 1000., tekst jednolity). Uczestnik jest upoważniony do wglądu do danych oraz ich modyfikacji.
Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej konferencji.
Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 2 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej konferencji.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z klauzulą informacyjną zawarto w formularzu zgłoszeniowym na Konferencję, dostępnym na stronie: https://60-lecieptdl.pl/personal-data-protection-pl/

Załącznik 1 do Regulaminu

Regulamin przygotowania streszczeń i plakatów

W programie konferencji przewidziana jest sesja plakatowa, w czasie której możliwe będzie przedstawienie doniesień zjazdowych w formie plakatów w dziedzinie szeroko pojętej medycyny laboratoryjnej/nauk medycznych. Dopuszczalne jest przedstawienie wyników badań własnych w formie pracy oryginalnej, przeglądowej lub prezentacji przypadku medycznego. Streszczenie wraz z aktualną afiliacją autorów należy przygotować i przesłać do dnia 15.06.2024r. za pomocą formularza dostępnego w zakładce „streszczenia” na stronie internetowej konferencji. Prace będę podlegać ocenie formalnej i merytorycznej przez co najmniej 2 recenzentów. Osoba zgłaszająca streszczenie otrzyma wiadomość zwrotną informującą, czy praca została przyjęta. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odrzucenia prac niespełniających poniższych kryteriów, w tym merytorycznych, oraz informują, że streszczenia mogą być sprawdzone programem antyplagiatowym. Wszystkie przyjęte streszczenia zostaną opublikowane w książce streszczeń, wydanej jako suplement w czasopiśmie Diagnostyka Laboratoryjna. Streszczenie powinno spełniać następujące kryteria:

a) zawierać tytuł, imiona i nazwiska oraz afiliacje autorów
b) w przypadku pracy oryginalnej należy wyodrębnić: słowa kluczowe, wstęp, cel pracy, materiał i metody, wyniki i wnioski
c) w opisie przypadku należy wyodrębnić: słowa kluczowe, prezentację przypadku, wnioski
d) w przypadku pracy przeglądowej należy wyodrębnić: słowa kluczowe, wstęp, rozwinięcie, wnioski,
e) liczba słów do 350, z interlinią 1,5 wiersza, z justowaniem i z użyciem czcionki Arial, rozmiar 11,

Plakat powinien spełniać następujące kryteria:
1. a) wymagany format pracy: IPG o rozdzielczości 96 dpi; wymiar 1366 pixeli (w poziomie) na 768
  (w pionie), orientacja pozioma; zalecany rozmiar czcionki 12 punktów; przeźrocza do przedstawienia w trakcie sesji w programie MSPowerPoint
2. b) zawierać tytuł, imiona i nazwiska oraz afiliacje autorów
3. c) posiadać czytelnie wyodrębnione części:
  1. I) w pracy oryginalnej: wstęp, cel pracy, materiał i metody, wyniki, wnioski, piśmiennictwo
  2. II) w pracy przeglądowej: wstęp, rozwinięcie, wnioski, piśmiennictwo.

III) w opisie przypadku: opis przypadku, wnioski, piśmiennictwo.

d) wszystkie grafiki powinny być zaopatrzone w opis w języku polskim. Grafiki zapożyczone można przedstawić na plakacie wyłącznie z podaniem źródła. W przypadku prezentowania zdjęć pacjentów, należy przedstawić zgodę pacjenta oraz upewnić się, że żaden element zdjęcia nie pozwala na zidentyfikowanie osoby przedstawionej na zdjęciu.

Załącznik 2 do Regulaminu

Regulamin konkursu prac i nagradzania

W konkursie biorą udział doniesienia w formie plakatu. Zarząd Polskiego Towarzystwa Diagnostyki Laboratoryjnej wyłoni 3 Członków Komisji Konkursowej, spośród swoich członków. Członkowie Komitetu Naukowego i Organizacyjnego nie mogą brać udziału w konkursie, przy czym ich prace mogą być prezentowane. Prace będą oceniane w skali punktowej (0-3 pkt.) w zakresie następujących kryteriów: wartość merytoryczna, nowatorstwo podjętego tematu, znaczenie problemu dla współczesnej medycyny laboratoryjnej, staranność w przygotowaniu doniesienia. Przewidziane są 3 nagrody za prace. Nagrodą za najlepsze doniesienie konferencyjne w formie plakatu będzie udział w dowolnym wydarzeniu organizowanym przez PTDL lub pod patronatem PTDL, do łącznej wysokości 2000 zł/osobę ( za I miejsce), do 1500 zł (II miejsce), do 1000 zł (III miejsce). Lista Laureatów zostanie ogłoszona podczas ceremonii zamknięcia konferencji. Sesja plakatowa będzie sesją ciągłą, prezentowaną od otwarcia do zamknięcia konferencji. Protokół oceny plakatu.

PROTOKÓŁ OCENY PLAKATU

Tytuł plakatu: …………………………………………………………………………………………………

Autorzy:

……………………………………………

Typ pracy*: praca oryginalna praca przeglądowa opis przypadku

Kryterium oceny

Liczba punktów (0-3)

Uwagi Komisji

Wartość merytoryczna

Nowatorstwo podjętego tematu

Znaczenie problemu dla współczesnej medycyny laboratoryjnej

Staranność w przygotowaniu doniesienia

Suma

*właściwe zaznaczyć

.………………………………………

……………………………………….

(podpisy Członków Komisji)